DairemCepte KVKK Aydınlatma Metni

İşbu KVKK Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu “KVKK” ve ilgili mevzuat kapsamında, DairemCepte platformunun kullanımı sırasında işlenen kişisel veriler hakkında ilgili kişileri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

DairemCepte, site, apartman ve toplu yaşam alanı yönetim süreçlerinin dijital ortamda yürütülmesini sağlayan bir yazılım ve dijital yönetim platformudur.

Bu metin; DairemCepte platformunu kullanan sakinleri, kat maliklerini, kiracıları, yöneticileri, yönetim şirketlerini, yetkili kullanıcıları, personeli, ziyaretçileri ve platform üzerinden kişisel verisi işlenebilecek diğer ilgili kişileri kapsar.

DairemCepte platformu, BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ tarafından sağlanan bir yazılım ve dijital yönetim platformudur.

DairemCepte kapsamında işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu, ilgili site/apartman yönetimi, yönetim şirketi veya yönetimi temsile yetkili gerçek/tüzel kişidir.

BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, DairemCepte yazılım altyapısını sağlayan taraf olarak, platformun teknik işletimi, güvenliği, bakım ve destek süreçleri ile hizmetin sunulması kapsamında veri işleyen sıfatıyla hareket eder.

BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden ilgili site/apartman yönetimi, yönetim şirketi veya yönetimi temsile yetkili gerçek/tüzel kişinin yazılı, elektronik veya platform üzerinden verdiği talimatlar doğrultusunda kişisel veri işler.

DairemCepte uygulamasını kullanan site/apartman yöneticileri, yönetim şirketleri ve yetkili kullanıcılar da kendilerine tanımlanan yetkiler çerçevesinde, ilgili veri sorumlusu adına sisteme veri girebilir, verileri görüntüleyebilir, güncelleyebilir ve yönetebilir.

Sisteme girilen verilerin hukuka uygun şekilde elde edilmesi, ilgili kişilerin gerekli şekilde bilgilendirilmesi, gerekli hallerde açık rızalarının alınması, verilerin doğru ve güncel tutulması ile sisteme yüklenen bilgi ve belgelerin içeriğinden ilgili veri sorumlusu, yönetim şirketi, site/apartman yönetimi veya yetkili kullanıcı sorumludur.

Veri sorumlusu; BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ’ne aktardığı veya DairemCepte sistemleri üzerinden işlenmesini sağladığı kişisel verilerin hukuka uygun şekilde elde edildiğini, ilgili kişilerin gerekli şekilde aydınlatıldığını, gerekli hallerde açık rızalarının alındığını ve BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ’ne verilen veri işleme talimatlarının KVKK ve ilgili mevzuata uygun olduğunu kabul eder.

BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, platforma yönetici, yönetim şirketi veya yetkili kullanıcılar tarafından yüklenen kişisel verilerin içeriğini kural olarak belirlemez ve bu verilerin hangi kişiler bakımından, hangi kapsamda ve hangi amaçla sisteme girileceğine karar vermez.

BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, yönetici, yönetim şirketi, site/apartman yönetimi veya yetkili kullanıcılar tarafından platforma yüklenen kişisel verilerin doğruluğunu, güncelliğini, hukuka uygunluğunu, kapsamını ve içeriğini denetlemekle yükümlü değildir. Sisteme girilen, aktarılan veya yüklenen veri, belge ve içeriklerden ilgili veri sorumlusu, yönetim şirketi, site/apartman yönetimi veya yetkili kullanıcı sorumludur.

BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, veri sorumlusu adına işlediği kişisel verileri kendi ticari amaçları, pazarlama faaliyetleri veya veri sorumlusunun talimatı dışında başka bir amaç için kullanmaz. BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ’nin kendi müşteri ilişkileri, teknik destek, faturalandırma, sözleşme, güvenlik, hukuki yükümlülük ve teknik işletim süreçleri kapsamında doğrudan topladığı veriler bakımından veri sorumlusu sıfatıyla gerçekleştirdiği işlemler saklıdır.

DairemCepte kapsamında işlenen kişisel veriler, sunulan hizmetin kapsamına, ilgili site/apartman yönetiminin kullandığı modüllere ve kullanıcının rolüne göre değişiklik gösterebilir.

Bu kapsamda aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:

Kimlik Bilgileri:

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve yönetim tarafından girilebilecek diğer kimlik bilgileri.

İletişim Bilgileri:

Telefon numarası, e-posta adresi ve bildirim tercihleri.

Adres ve Bağımsız Bölüm Bilgileri:

Site/apartman adı, blok, daire numarası, malik/kiracı bilgisi, ikamet/adres bilgisi.

Araç ve Otopark Bilgileri:

Plaka, araç bilgisi, otopark, kartlı geçiş bilgileri ve kullanılması halinde geçiş kayıtları.

Finansal Bilgiler:

Aidat, borç, ödeme, tahsilat, dekont, makbuz, gecikme bilgisi, gelir-gider kayıtları, banka hesap bilgileri ve banka hesap detayları.

Talep ve Şikayet Bilgileri:

Arıza, talep, şikayet, destek kaydı, talep geçmişi ve işlem yapan kullanıcı bilgisi.

Duyuru ve Bildirim Bilgileri:

Sistem duyuruları, mobil bildirimler, e-posta, SMS, WhatsApp bildirimleri ve kullanılması halinde okunma/teslim bilgileri.

Sayaç ve Entegrasyon Bilgileri:

Kullanılması halinde sayaç okuma, tüketim, fatura ve entegrasyon kayıtları.

Dijital Arşiv ve Belge Bilgileri:

Yönetici, yönetim şirketi, yetkili kullanıcı veya kullanıcı tarafından sisteme yüklenen belge, dosya, dekont, tutanak, sözleşme, görsel ve benzeri içerikler.

Personel ve Görev Bilgileri:

Kullanılması halinde personel adı, iletişim bilgisi, görev bilgisi, devriye kaydı, işlem kaydı ve çalışma sürecine ilişkin kayıtlar.

Teknik ve İşlem Güvenliği Bilgileri:

IP adresi, cihaz bilgisi, tarayıcı bilgisi, oturum zamanı, giriş-çıkış kayıtları, log kayıtları ve sistem kullanım hareketleri.

Kredi kartı bilgileri BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ tarafından saklanmaz. Ödeme işlemleri, yetkili ödeme kuruluşları ve ödeme altyapısı sağlayıcıları üzerinden gerçekleştirilir.

Kişisel veriler; mobil uygulama, web paneli, yönetici paneli, API, entegrasyonlar, dijital arşiv alanı, ödeme altyapısı, destek kanalları ve site/apartman yönetimi veya yetkili kullanıcılar tarafından yapılan manuel veri girişleri aracılığıyla elektronik ortamda toplanabilir.

Bazı kişisel veriler doğrudan kullanıcı tarafından sağlanabilir. Bazı kişisel veriler ise ilgili site/apartman yönetimi, yönetim şirketi veya yetkili kullanıcılar tarafından DairemCepte sistemine girilebilir.

Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Kullanıcı hesabı oluşturulması ve platforma giriş yapılabilmesi,
• Site/apartman yönetim süreçlerinin dijital ortamda yürütülmesi,
• Aidat, borç, ödeme, tahsilat ve finansal kayıtların takip edilmesi,
• Banka hesap bilgilerinin ve ödeme detaylarının yönetim süreçleri kapsamında işlenmesi,
• Yönetici, yönetim şirketi ve kullanıcılar arasında iletişim sağlanması,
• Talep, şikayet, arıza ve destek süreçlerinin yürütülmesi,
• Duyuru, bilgilendirme, aidat, borç ve sistem bildirimlerinin gönderilmesi,
• Dijital arşiv, belge yönetimi ve dosya saklama süreçlerinin yürütülmesi,
• Kullanılması halinde sayaç, otopark, kartlı geçiş, kamera ve benzeri entegrasyonların işletilmesi,
• Teknik destek, sistem güvenliği, loglama ve işlem güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Hizmet kalitesinin artırılması, sistem performansının izlenmesi ve platformun geliştirilmesi,
• Yapay zeka destekli sistemler aracılığıyla talep ve şikayetlerin sınıflandırılması, destek süreçlerinin hızlandırılması, metinlerin özetlenmesi ve yönetim süreçlerine yardımcı öneriler oluşturulması,
• Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Yetkili kurum ve kuruluşlardan gelen taleplerin karşılanması.

Kişisel veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebepler kapsamında işlenebilir.

Bu kapsamda kişisel veriler; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatler için veri işlenmesinin zorunlu olması ve gerekli hallerde açık rıza hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.

Açık rıza gerektiren veri işleme faaliyetleri bakımından ilgili kişiden ayrıca açık rıza alınır.

DairemCepte, kural olarak özel nitelikli kişisel veri talep etmez.

Ancak yönetici, yönetim şirketi, yetkili kullanıcı veya kullanıcılar tarafından dijital arşiv, belge yükleme, talep/şikayet veya benzeri alanlara yüklenen dosya ve belgeler içinde özel nitelikli kişisel veri veya üçüncü kişilere ait kişisel veri bulunabilir.

Bu kapsamda sisteme yüklenen kimlik belgesi, tapu, kira sözleşmesi, sağlık raporu, evcil hayvan aşı belgesi, tutanak, fotoğraf, dekont, banka hesap bilgisi veya benzeri belgelerin içeriğinden ve bu belgelerin hukuka uygun şekilde sisteme yüklenmesinden, işbu DairemCepte uygulamasını kullanan ilgili site/apartman yönetimleri, yönetim şirketleri veya yetkili kullanıcılar sorumludur.

BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, kullanıcılar veya yöneticiler tarafından sisteme yüklenen belgelerin içeriğini kural olarak kontrol etmez, bu belgelerde yer alan kişisel verilerin kapsamını belirlemez ve özel nitelikli kişisel veri talep etmez.

Özel nitelikli kişisel veri işlenmesini gerektiren durumlarda, gerekli aydınlatmanın yapılması ve açık rızanın alınması ilgili veri sorumlusu/yetkili yönetim tarafından sağlanmalıdır.

Kullanıcılar, hesap ve giriş bilgilerini üçüncü kişilerle paylaşmamalı; kendilerine ait olmayan, hukuka aykırı elde edilmiş veya işleme amacıyla ilgisi bulunmayan kişisel verileri sisteme yüklememelidir.

Kişisel veriler; hizmetin sunulması amacıyla sınırlı olmak üzere altyapı, barındırma, teknik destek, ödeme altyapısı, e-posta, SMS, bildirim, entegrasyon ve benzeri hizmet sağlayıcılarla paylaşılabilir.

BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, hizmetin sunulması, sürdürülmesi ve geliştirilmesi için gerekli olması halinde barındırma, sunucu, veri tabanı, yedekleme, SMS, e-posta, push notification, WhatsApp bildirim, ödeme altyapısı, teknik destek, entegrasyon, hata takip, güvenlik, yapay zeka destekli işlem ve benzeri hizmet sağlayıcılarından destek alabilir. Bu hizmet sağlayıcılar, yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve veri güvenliği yükümlülüklerine uygun şekilde kişisel veri işleyebilir.

DairemCepte kapsamında yapay zeka destekli sistemler kullanılabilir. Bu sistemler; talep ve şikayetlerin sınıflandırılması, kullanıcı destek süreçlerinin hızlandırılması, metinlerin özetlenmesi, yönetim süreçlerinde öneri oluşturulması, sistem içi iş akışlarının kolaylaştırılması ve hizmet kalitesinin artırılması gibi amaçlarla kullanılabilir. Bu sistemler, kural olarak veri sorumlusunun talimatı, hizmetin gerekliliği ve veri güvenliği ilkeleri çerçevesinde çalıştırılır.

Yapay zeka destekli sistemlerin kullanımı kapsamında, kişisel verilerin mümkün olduğu ölçüde sınırlı, ölçülü, maskeleme/anonimleştirme veya benzeri tekniklerle korunmuş şekilde işlenmesi hedeflenir. BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, veri sorumlusu adına işlenen kişisel verileri, veri sorumlusunun talimatı dışında yapay zeka sistemlerini eğitmek, bağımsız ticari veri seti oluşturmak veya üçüncü kişiler lehine kullanmak amacıyla işlemez.

Yapay zeka destekli sistemler tarafından üretilen çıktıların doğruluğu, uygunluğu ve kullanılabilirliği ilgili süreç kapsamında ayrıca değerlendirilmelidir. Yapay zeka destekli çıktılar, tek başına kesin karar, resmi işlem veya hukuki sonuç doğuran nihai karar niteliğinde olmayıp, yönetim süreçlerini destekleyici yardımcı araç niteliğindedir.

Kişisel veriler, yasal zorunluluk bulunması halinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla, mahkemelerle, icra daireleriyle ve ilgili mevzuat kapsamında yetkili kişi, kurum ve kuruluşlarla paylaşılabilir.

Ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla gerekli bilgiler, yetkili ödeme kuruluşları ve ödeme altyapısı sağlayıcılarıyla paylaşılabilir. Kredi kartı bilgileri BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ tarafından saklanmaz.

Kişisel veriler, açık rıza olmaksızın üçüncü kişilerle pazarlama amacıyla paylaşılmaz.

DairemCepte sunucuları Türkiye’de barındırılmaktadır.

Bununla birlikte, yönetici veya yönetim şirketi tarafından WhatsApp bildirimi, e-posta, SMS, push notification veya benzeri üçüncü taraf iletişim/bildirim servislerinin tercih edilmesi halinde, yalnızca ilgili bildirimin gönderilmesi amacıyla sınırlı olarak hizmet sağlayıcının teknik altyapısına veri aktarımı söz konusu olabilir.

DairemCepte platformunda yapay zeka destekli sistemler kullanılabilir. Bu sistemlerin sunulması kapsamında yapay zeka hizmet sağlayıcıları, büyük dil modeli/LLM sağlayıcıları, yazılım sağlayıcıları, altyapı sağlayıcıları veya benzeri teknik hizmet sağlayıcılarından yararlanılabilir. Bu hizmet sağlayıcıların teknik altyapısının yurt dışında bulunması veya hizmetin yurt dışındaki sistemler üzerinden sağlanması halinde, kişisel verilerin yurt dışına aktarımı yalnızca KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlara uygun olarak gerçekleştirilir.

Bu kapsamda gerekli hallerde standart sözleşme, uygun güvence, açık rıza veya mevzuatta öngörülen diğer yurt dışına aktarım mekanizmaları uygulanır. Yurt dışına aktarım yapılması halinde ilgili kişiler bu konuda ayrıca bilgilendirilir.

DairemCepte üzerinden kullanıcılara aidat, borç, ödeme, duyuru, talep, şikayet, teknik destek ve sistem işleyişine ilişkin hizmet bildirimleri gönderilebilir.

Hizmetin sunulması için gerekli olan bilgilendirmeler ile reklam, kampanya ve pazarlama içerikli elektronik iletiler birbirinden ayrıdır.

Reklam, kampanya, promosyon ve pazarlama amaçlı elektronik iletiler için gerektiği hallerde ilgili kişiden ayrıca açık rıza veya ticari elektronik ileti onayı alınır.

Reklam, kampanya, promosyon ve pazarlama amaçlı elektronik iletilere ilişkin verilen onaylar, ilgili mevzuata uygun şekilde geri çekilebilir.

Kişisel veriler yalnızca DairemCepte’nin faaliyet konusu kapsamında ve toplanma amaçları doğrultusunda işlenir.

Kişisel veriler, işleme amaçlarının gerektirdiği süre ve/veya yürürlükteki mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca muhafaza edilir.

İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, yürürlükteki mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri saklı kalmak kaydıyla, kişisel veriler resen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Veri sorumlusu ile BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ arasındaki hizmet ilişkisinin sona ermesi halinde, ilgili kişisel veriler veri sorumlusunun talimatı doğrultusunda iade edilebilir, silinebilir, yok edilebilir veya anonim hale getirilebilir. Mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri, uyuşmazlık ihtimali, muhasebe, finansal kayıt, ödeme işlem kayıtları ve güvenlik/log kayıtlarına ilişkin saklama gereklilikleri saklıdır.

Yedek sistemlerde bulunan veriler, teknik imkanlar ve veri güvenliği politikaları çerçevesinde belirlenen süreler sonunda silinir, yok edilir, anonim hale getirilir veya üzerine yazılır.

BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirleri alır.

Bu kapsamda erişim kontrolü, yetkilendirme, log kayıtları, güvenlik duvarları, şifreleme, SSL sertifikası ve benzeri güvenlik önlemleri uygulanabilir.

BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, kişisel verilere ilişkin yetkisiz erişim, veri kaybı, hukuka aykırı işleme, güvenlik ihlali veya benzeri bir olaydan haberdar olması halinde, durumu makul süre içinde ilgili veri sorumlusuna bildirir ve gerekli teknik/idari tedbirlerin alınması için iş birliği yapar.

BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, teknik destek, hata giderme, bakım, güvenlik, sistem performansının izlenmesi ve hizmetin sürdürülebilirliğinin sağlanması amacıyla gerekli olduğu ölçüde sistem kayıtlarına ve ilgili verilere erişebilir. Bu erişim yalnızca hizmetin yürütülmesi, teknik sorunların giderilmesi ve güvenliğin sağlanması amacıyla sınırlıdır.

Kullanıcıların kendi hesap bilgilerini, şifrelerini ve giriş bilgilerini gizli tutmaları gerekmektedir. Hesap bilgilerinin üçüncü kişilerle paylaşılmasından doğabilecek sonuçlardan kullanıcı sorumludur.

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişilerin birtakım hakları mevcuttur. Mevzuat gereği ilgili haklarınız saklıdır.

KVKK kapsamındaki haklarınıza ilişkin başvurularınızı info@bemfa.tech adresine e-posta göndererek veya Cumhuriyet Mah. Muz Sk. No: 1 İç Kapı No: 10, Küçükçekmece / İstanbul adresine yazılı olarak başvurarak iletebilirsiniz.

Ayrıca 0212 909 40 35 numaralı telefon üzerinden bilgi alabilirsiniz.

Başvurularınız, talebin niteliğine göre ve gerekli kimlik doğrulaması yapılmasını takiben en kısa sürede, her halde KVKK’da öngörülen yasal süreler içinde sonuçlandırılır.

İlgili kişiler tarafından BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ’ne iletilen kişisel veri başvuruları, talebin niteliğine göre ilgili veri sorumlusuna yönlendirilebilir. BEMFA TECHNOLOGIES YAZILIM VE TEKNOLOJİ LİMİTED ŞİRKETİ, veri sorumlusu adına işlediği veriler bakımından ilgili kişi taleplerini veri sorumlusunun talimatı doğrultusunda değerlendirir ve gerekli teknik desteği sağlar.